Ефективність – зло

Досить ймовірно, що більшість проблем у вашому особистому та професійному житті обумовлені недостатністю бездіяльності. Ось як працює бездіяльність, та чому вам потрібно більше виділяти на неї часу.

Уявіть, що одного дня ви, будучи ентузіастом продуктивності, що лише розпочинає свій шлях, отримали доступ до машини часу та вирішили організувати подорож в минуле на декілька десятків років назад в офіс одного з ваших улюблених підприємців старої школи. Назвімо його Тоні.

Ви замаскувались під прибиральника і плануєте спостерігати за роботою офісу протягом декількох днів, щоб розкрити секрет неймовірної продуктивності та блискучих рішень цього директора. Ви хочете вивчити його звички та методи, які дозволили йому назавжди змінити цілу індустрію.

Потрапивши у (безумовно, заповнений сигаретним димом) офіс, ви трохи здивовані тим, що це далеко не невгамовний вулик трудоголіків. Насправді, здається, що люди навколо взагалі нічого не роблять. Поряд з офісом вашого героя за столом відпочиває його секретарша (і погляньмо правді у вічі, там не міг сидіти секретар чоловічої статі.) Назвімо її Глорія. Здається, вона взагалі нічим не зайнята. Ви бачите, як вона читає, наводить порядок на столі, перекидається словами з іншими секретарями, які проходять повз неї. Схоже, що вони також нічим не зайняті. Спантеличені тим, що Тоні витрачає гроші на непотрібних співробітників, ви вирішуєте залишитись ще на декілька годин.

Ще трохи поспостерігавши, ви усвідомлюєте, що ваше початкове враження було абсолютно хибним. Глорія дійсно нічим не зайнята більшість часу. Але щоразу коли від Тоні надходить якесь прохання або доручення, вона одразу ж кидається в бій. За лічені хвилини вона відповідає на дзвінок, висилає листа, переносить зустріч або знаходить потрібний документ. Як тільки у керівника з’являється проблема, вона одразу ж її вирішує. І ніякого тобі списку завдань, подання запиту, очікування відповіді на листа Тоні або Глорії.

В результаті день Тоні проходить гладко і ефективно. Кожна хвилина його часу відводиться на найважливішу частину його роботи – прийняття рішень, і йому не доводиться мати справу з такими дрібними незручностями, як відстояти в черзі на пошті.

Весь той час, який Глорія нічим не зайнята, не витрачається даремно. Це час бездіяльності: надлишок ресурсів, який дозволяє їй бути гнучкою та швидко реагувати на проблеми. Бездіяльність – це важливий час, оскільки завдяки йому вона ніколи не перевантажена купою завдань. Вона завжди може взятись за будь-яку справу негайно. Робота Глорії полягає у тому, щоб Тоні був завантажений настільки, наскільки це необхідно, а не самій бути максимально завантаженою.

Якщо вас коли-небудь гнітить стрес, перевантаженість, застій попри прагнення до змін або ж розчарування, коли ви не можете ухопитись за нові можливості, вам потрібно більше бездіяльності у вашому житті.

У своїй книзі «Бездіяльність: вигорання, метушня та міф абсолютної ефективності» («Slack: Getting Past Burnout, Busywork, and the Myth of Total Efficiency») Том Демарко пояснює, що більшість людей та організацій не розуміє цінності бездіяльності. Хоча цій книзі вже близько 20 років, викладені у ній ідеї вічні, а тому їх варто нагадувати.

***

Ефективність – наш ворог

«Ефективність – це коли ви робите щось з мінімальними затратами. Продуктивність – це коли ви робите правильні речі».

Багато організацій одержимі ефективністю. Вони хочуть використовувати кожен ресурс на повну, і щоб усі довкола постійно були чимось зайняті. Вони наймають експертів, які винюхують найдрібніші ознаки марнотратства.

Більшість людей також одержимі міражем абсолютної ефективності. Ми плануємо кожну хвилину нашого дня, пишаємось собою, коли утримуємось від перерв, та сваримось на самих себе навіть за короткі відволікання від роботи. Ми вважаємо, що сон, хвороба та вигорання – це недопустимі слабкості, та поклоняємось тим, хто їм не піддається. Однак така точка зору не враховує, що ефективність та продуктивність – це різні речі.

Абсолютна ефективність – це міф. Повернімося до Глорії та Тоні. Уявіть, що Тоні вирішив доручити своїй секретарці більше роботи, аби вона була зайнята усі вісім годин робочого дня. Це було б ефективніше? Не зовсім. Бездіяльність дозволяє їй реагувати на доручення керівника негайно, а тому вона продуктивно справляється зі своєю роботою. Якщо ж Глорія постійно зайнята, Тоні доведеться чекати, через що затримується його робота. Як результат, вони обоє будуть менш продуктивними.

Коли ми позбуваємось часу, відведеного на бездіяльність, це призводить до накопичення роботи. Ось як це описує Демарко: «На практиці підтримувати стовідсоткову зайнятість усіх співробітників без наявності у них певного буферу вільного часу неможливо. Це означає що на столі у кожного з’являється скринька, де накопичується робота».

Багато хто думає, що робота не повинна включати в себе бездіяльність, оскільки для нас це негативний фактор. У світі маніакальної ефективності бездіяльність часто сприймається, як лінь або відсутність ініціативи. Однак без неї ми не зможемо одразу ж братись за нові завдання, а якщо хтось наполягатиме на цьому, нам доведеться покинути те, чим ми займались до цього. Так чи інакше, щось доведеться відкласти. Підвищення рівня зайнятості може не дати бажаних плодів:

«Можна зробити організацією ефективнішою, однак вона не стане працювати краще. Ось це і трапляється, коли ви усуваєте фактор бездіяльності. Також можна зробити організацією трохи менш ефективною, і при цьому значно її покращити. Для цього необхідно повернути організації достатньо часу на бездіяльність, щоб вона могла дихати, трансформуватись та здійснювати необхідні зміни».

***

Визначення бездіяльності

Ось як визначає бездіяльність Демарко: «Рівень свободи, необхідний для здійснення змін. Бездіяльність – це природний ворог ефективності, а ефективність – це природний ворог бездіяльності». Він також приводить і інше визначення у своїй книзі: «Бездіяльність представляє собою виробничу потужність, якою ви жертвуєте в інтересах довгострокового добробуту».

Для ілюстрації концепції Демарко просить читача уявити головоломку у стилі «П’ятнашки», де у коробці є п’ятнадцять пронумерованих пластинок і одне вільне поле, куди ви по черзі можете поміщати одну з них. Мета гри – впорядкувати пластинки, переміщаючи їх по коробці. Вільне поле – це еквівалент бездіяльності. Якщо його прибрати, гра стає технічно більш ефективною, однак «ви втрачаєте дещо інше. Без вільного поля ви більше не можете переміщати пластинки у коробці. І якщо поточне оптимальне розміщення пластинок втратить свою актуальність, ви не зможете його змінити».

Наявність невеличкого простору для маневру дозволяє нам реагувати на зміну обставин, експериментувати та робити те, що не обов’язково спрацює.

Бездіяльність – це надлишкові ресурси. Це може бути час, гроші, залучені люди або навіть очікування. Бездіяльність є життєво необхідною, оскільки вона не дає нам застрягнути у поточному стані без можливості реагувати або адаптуватись, оскільки у нас просто не має вільних ресурсів.

Відсутність часу на бездіяльність призводить до невтішних результатів. Дефіцит обтяжує наш розум і спалює нашу енергію, яку ми могли б витратити на виконання поточних завдань. Він посилює вплив помилок та непередбачених наслідків.

Забагато часу на бездіяльність – це погано, тому що витрачаються ресурси, а люди нудьгують. Однак загалом проблема відсутності такого часу значно частіше зустрічається, ніж проблема його надмірності. Якщо ви виділите на бездіяльність забагато часу при плануванні проекту, а його реалізація проходитиме значно легше, ніж ви очікували, то ви навряд чи весь вільний час протиратимете штани. Можливо, ви відпочинете від попереднього проекту, який відняв у вас значно більше сил, ніж передбачалось. Можливо, ви приділите увагу якимось відкладеним проектам. Можливо, вам вдасться вияснити, чому цей проект пройшов так гладко, і зробите висновки на майбутнє. Можливо, увесь здобутий вільний час стане вашою винагородою за чудово виконану роботу! Ви заслуговуєте час на те, щоб перевести подих.

Бездіяльність також дозволяє нам справлятись з неминучими ударами та сюрпризами життя. Якщо кожна година нашого дня розписана, ми не можемо пригальмувати, щоб відновитись від легкої простуди, відволіктись на освоєння нових навичок або зануритись на декілька годин в технічні деталі якоїсь справи.

Загалом, як правило, вам потрібно більше часу на бездіяльність, ніж ви думаєте. Якщо у вас немає великого практичного досвіду, ваша оцінка того, скільки часу потрібно на виконання певної роботи або наскільки вона виявиться складною, майже завжди буде хибною. Більшість людей вважає, що найкращі сценарії розвитку подій є водночас найймовірнішими, однак насправді вони далекі від реальності.

Вам також слід уважно стежити за використанням часу на бездіяльність, щоб ви могли вчасно його поновлювати. Приміром, гарною звичкою буде раз у тиждень переглядати свій календар, аби переконатись, що у вас щодня є трохи нічим не зайнятих годин, і ви не заповнили увесь час бездіяльності зустрічами. Подумайте, які форми бездіяльності важливі для вас, і ретельно їх контролюйте. Якщо ви помітите, що у вас закінчується час на бездіяльність, виправте це.

Час від часу вам, можливо, буде необхідно відмовитися від бездіяльності, щоб скористатися перевагами обмежень. Нестача часу на бездіяльність у короткостроковій перспективі або у конкретній сфері може змусити вас бути більш винахідливим. Якщо вам складно знайти креативне рішення, спробуйте свідомо скоротити час на бездіяльність. Наприклад, дайте собі лише 5 хвилин на пошук творчих ідей або запитайте себе, як би ви діяли, якщо б ваш бюджет урізали на 90%.

Однак у більшості випадків дуже важливо оберігати час, виділений на бездіяльність. Краще завжди намагатись його використати повністю, ніж зберегти на потім, оскільки інші люди просто украдуть його у вас. Встановлюйте чіткі межі у вашій роботі та слідкуйте за завданнями, які можуть вийти за межі початкових масштабів.

***

Бездіяльність та зміни

У минулому люди та організації іноді могли обходитись без часу на бездіяльність – принаймні протягом якогось періоду. Тепер же, коли бездіяльність стає все необхіднішою для виживання, ми все більше намагаємось її позбутись заради продуктивності. Виживання вимагає постійних змін та адаптації, які «потребують ресурсу, який сьогодні як ніколи в дефіциті. Цим ресурсом, який є каталізатором змін, і є бездіяльність». Демарко також пише:

«Бездіяльність – це час перевтілення. Це час, коли ви не зайняті на 100 відсотків операційними справами вашої компанії. Це час, коли ви взагалі нічим не зайняті. Бездіяльність необхідна на усіх рівнях організації, щоб забезпечити продуктивність та зростання організації. Це мастило для механізму впровадження змін. Хороші компанії вміють креативно використовувати цей час. А погані – лише одержимі тим, як його позбутись».

Лише коли ми зайняті на 0 відсотків, ми можемо зробити крок назад і поглянути на зальну картину того, що ми робимо. Бездіяльність дозволяє нам думати наперед. Переконатись, що ми рухаємось у правильному напрямку. Передбачити підводні камені. Обдумати інформацію. Зрозуміти, чи ми йдемо на вірні компроміси. Робити речі, які не мають великої перспективи або можуть виявитись невигідними, принаймні у найближчому майбутньому. Уникати поганих угод.

***

Бездіяльність та продуктивність

Іронія в тому, що у довгостроковій перспективі ми досягаємо значно більшого, коли виділяємо час на бездіяльність. Ми більш продуктивні тоді, коли не намагаємось постійно бути продуктивними.

Демарко пояснює, що обсяг роботи кожного співробітника компанії ніколи не буває статичним: «Щодня щось змінюється. Це призводить до нерівномірності навантаження, при якому деякі люди беруть на себе додаткову роботу (їхній буфер збільшується), а інші менш навантажені, оскільки хтось перед ними у робочому ланцюгу повільніше генерує свою частину роботи, яку вони мають передати далі». Ви не можете довго працювати без бездіяльності. Врешті решт, у вас неодмінно виникне потреба у додаткових ресурсах, які звідкись треба брати.

Спокійне сприйняття того, що час від часу ми не робимо абсолютно нічого, означає, що ми задумуємось над доцільністю тієї роботи, яку ми виконуємо. Це зовсім не те, що брати перше-ліпше завдання, аби ніхто не подумав, що ми лінуємось. Припущення про те, що «постійна зайнятість означає ефективність», змушує нас робити вигляд, що ми постійно працюємо і маємо перед собою буфер завдань. І коли ми бачимо, що цей буфер зменшується, то для того щоб залишатись зайнятим, нам доводиться працювати повільніше.

Намагання усунути бездіяльність призводить до збільшення тривалості виконання роботи. У нас ніколи немає вільного часу, тому що ми завжди намагаємось його чимось заповнити.

За словами психолога Амоса Тверскі, секрет проведення хорошого дослідження полягає в тому, щоб завжди бути трохи недозавантаженим. Якщо ви не можете витратити даремно якісь години, то в результаті витратите роки. Ці витрачені години необхідні для того, щоб зрозуміти, чи рухаєтесь ви у вірному напрямку.