Успішні творчі люди та як їм вдається про все пам’ятати

Безліч додатків-органайзерів, наліпок та сповіщень, якими ми користуємось, щоб нічого не проґавити, свідчать про нашу продуктивність (або ж про її нестачу). І не важливо, чи ви вже собаку з’їли на багатозадачності, чи лише прагнете до цього, вам буде корисно дізнатись з цієї статті про творчих особистостей та методики, які вони використовують, щоб опанувати майстерність одночасного виконання багатьох справ.

Існує кілька речей, які я постійно намагаюсь робити краще, ніж раніше, при цьому розуміючи, що ніколи не досягну досконалості у даній царині, а саме розряджати атмосферу на вечірках,  готувати банановий хліб та справлятись зі своїм списком справ. У мене гарна пам'ять на незначні деталі в роботі та повсякденні задачі, однак я довго шукала ідеальну методику, яка допомогла б мені про все пам’ятати, таку, яка була б простою і може… навіть… приємною у користуванні. Завдяки  цій методиці я, наче Брюс Всемогутній, володію надсилою, усвідомлюючи, що ніколи не забуду здати звіт про витрати,  записатись на прийом до стоматолога, вчасно роздрукувати  нариси та придбати подарунок на день народження своєї племінниці.

Я перепробувала багато додатків (Basecamp, Trello, TeuxDeux, iOS Notes),електронні таблиці в різноманітних конфігураціях і нещодавно зупинилась на аналоговій методиці, яка поєднує в собі використання гарненького маленького блокнотика в клітинку Snow & Graham в якості щоденника, а також жовтих наліпок по краях мого монітора з переліком задач, про які не можна забути (метод, схвалений експертом з питань продуктивності та спікером 99U Доктором Сарою Юсеф (Dr. Sahar Yousef)).

Подібно до управління своїми фінансами, відстеження виконання задач – це те, що ми всі повинні робити, і водночас те, що здається досить індивідуальним. Обрані мають помічників, а решта задається питаннями: цифрове краще за аналогове? Наскільки відданим своїй справі потрібно бути? Чи існує ідеальна програма? Щоб це з’ясувати, я поспілкувалась з кількома найбільш продуктивними творчими особистостями.

***

Ведення щоденника та програма Google Календар

Сімоне Норонха (Simone Noronha), ілюстратор та арт-директор

«Я користуюсь і щоденником, і Google Календарем. В основному, щоб нічого не проґавити, я все записую у щоденник. А Google Календар потрібен для визначення пріоритетних задач протягом дня. Я можу виділяти на виконання конкретних справ зі свого списку певний проміжок часу. Однак щоденник потрібно вести кожного дня, і якщо цьому не приділяти час, він просто може виявитись зайвим. Разом з тим ще одним мінусом цих інструментів та технологій є залежність від таких, оскільки часом без них я почуваюсь розгубленою».

Люблю додаток Notion, навіть за функції, яких в ньому немає

Джаред Эронду (Jared Erondu), директор з дизайну, Lattice

«Весь останній рік я був вірним користувачем Notion. Я люблю цей додаток тому, що його  гнучкість дозволяє мені складати свої плани так, як вони фактично вибудовані у моїй голові. Це так схоже на нариси ручкою на папері. Notion також ефективний для колективного користування, адже в одному і тому ж самому додатку я можу зберігати як свій список справ, так і документи колективу. Незважаючи на те, що я – фанат даного додатку, я буду першим, хто визнає, що [Notion] – не один з найкращих продуктів. Я не можу ставити нагадування у вкладці «задачі» або навіть вказувати дати, що їм відповідають. Проте варто додати, що через відсутність цих функцій я часто переглядаю свій перелік справ, і завжди до всього готовий».

Відстеження виконання повсякденних справ за допомогою чернеток в пошті

Джош Гондельмен (Josh Gondelman), письменник та продюсер, Desus & Mero

«Для глобальної організації свого життя я користуюсь паперовим календарем, де на кожній сторінці є достатня кількість пустих клітинок для заповнення протягом всього місяця. Я заношу сюди інформацію про призначені зустрічі, поїздки,  строки виконання зобов’язань. Записи на папері у мене асоціюються з чимось надійним. Кожного дня я відкриваю свої чернетки в Gmail та доповнюю перелік щоденних справ (повсякденних задач, доручень, листів, на які потрібно відповісти). Чернетки в пошті зручні, оскільки їх можна відкрити на будь-якому з моїх пристроїв (ПК, робочому ноутбуці, телефоні), і після виконання своїх зобов’язань я можу їх оновлювати незалежно від того, де перебуваю. Мінус такого підходу полягає в тому, що для того, щоб орієнтуватись в своєму графіку, я повинен бути прив’язаним до монітора та інтернету».

Ведення різних блокнотів для різних задач

Ніколь Катз (Nicole Katz), генеральний директор, Paper Chase Press

«Я по черзі користуюсь двома блокнотами та купкою наліпок. Один блокнот призначений для таких великих задач, як внесення доповнень до нашої презентації, пропозицій про співпрацю, а також ідей стосовно рекламної кампанії та виробництва продукції. Другий блокнот – для запису задач з чіткішим дедлайном. Сюди, наприклад, я вношу запити, що очікують на відправку цінової пропозиції, детальну інформацію щодо управління проектами, а також графік нарад з організації збуту. На наліпках я записую термінові справи, які в буквальному сенсі слова мають знаходитись у мене перед очима до тих пір, поки не будуть виконані. Кожного дня я намагаюсь виконувати задачі з усіх списків. Впевнена, що мій метод працював би краще, якби в мене був більш каліграфічний почерк».

Відданість додатку Todoist

Кхой Вінх (Khoi Vinh), генеральний конструктор, Adobe XD

«Вже протягом тривалого часу я залишаюсь вірним Todoist. Цей додаток дає можливість створювати проекти, робити відмітки, закладки, однак в більшості випадків я ним користуюсь, щоб прив’язати задачі до дат. Так, кожного дня в мене є перелік справ, які я відмічаю галочкою. Деякі задачі мені доводиться переносити на потім. Все, що я не закінчив сьогодні, я переношу на завтра. Надзвичайно просто та надзвичайно ефективно. Я не надто вірю в комплексні методи забезпечення продуктивності. Зрештою я просто записую задачі та переношу на потім те, що не закінчив. Однак іноді я настільки зайнятий, що не викреслюю справи зі свого списку, і, як наслідок, не бачу глобальної картини. Або ж часом я усвідомлюю, що витратив дві години на такі дрібні справи, як оплата рахунків або підготовка звітності (або ще щось), коли міг би використати їх для того, щоб зайнятись більш важливою та творчою роботою.  Тому мені потрібно постійно знаходити баланс між дрібними та великими задачами».

Списки від руки як форма медитації

Стефані Перейра (Stephanie Pereira), директор NEW INC, Новий музей

«Я намагаюсь складати новий список кожний ранок, однак часом це вдається робити раз на тиждень. Зараз у мене є один з тих тоненьких блокнотів Muji, проте насправді будь-який папір підходить – і чим він простіший, тим краще. Написання списку мене дуже заспокоює. Коли я пишу список, я не відволікаюсь ні на що, і, нехай це дивно, а, може, і закономірно, проте я відчуваю, як сильно комп’ютер та телефон тиснуть на мене емоційному плані, тому взаємодія з простим аркушем паперу приносить мені справжнє задоволення. [Разом з тим] якщо я забула свій список на роботі, я не знаю, що в ньому».

Висновки:

  • Навряд чи можна знайти один універсальний спосіб завжди і про все пам’ятати, а тому для різних типів задач користуйтесь різними методами, що допоможуть вам про них не забувати.
  • Папір досі грає важливу роль: майже всі, з ким ми спілкувались, вважають написання списку задач від руки корисним. Окрім цього, важливим є і тип паперу, і блокноти, яким вони віддають перевагу.
  • Що стосується додатків, то наші співрозмовники назвали Notion, Todoist і Google Календар.
  • Для того, щоб майстерно впоратись з переліком задач, головне – знайти те, що вам підійде і буде під рукою – надмірне обмірковування та ускладнення вашого методу складання списків справ може зменшити ймовірність того, що ви будете його дотримуватись.