Чому відправка нагадувань на роботі – це марно згаяний час?

Все зводиться до цих чотирьох основних наболілих проблем.

Пам’ять часом підводить. Потрібен приклад? Ось вчора я сім хвилин шукала ключі від машини, які прикріпила до штанів. А оскільки в офісі подібне може викликати дику лють, то логічно, що кілька нагадувань від інших могли б бути корисними.

Однак за великим рахунком нагадування просто дуже дратують, змушуючи ваші ніздрі роздуватись через кілька причин:

  1. Ви отримуєте ще роботу на додачу до вашої купи справ

Більшість людей дуже завантажені. Їм лише не вистачає відповідати на питання типу: «А ти зробив…» чи на записки: «Я просто хотів нагадати про те, що…». Кожне нагадування, відправлене через емейл, у повідомленні чи чаті ще більше нагнітає атмосферу в плані відповідальності, відволікає, провокує метушню та стрес. При цьому ви гаєте час, який могли б використати з реальною користю.

  1. Натяк на некомпетентність

Навіть якщо людина, яка вам щось нагадує, керується найкращими намірами, в них може бути закладено наступний підтекст: «Я не дуже вірю в те, що ти можеш з цим впоратись як дорослий, тому я триматиму тебе за ручку, щоб бути впевненим у тому, що ти не схибиш». Деяким досить складно повернути кредит довіри, якщо ви не дасте його спершу безумовно. Ну а якщо ви в пасивно-агресивній манері говорите людині, що їй не вистачає кваліфікації, це може значним чином позначитись на її самооцінці.

  1. Прояв егоїзму

У кожного співробітника може бути безліч задач, які він повинен виконати протягом робочого дня. Однак, відправляючи нагадування, ви тим самим говорите, що всі його справи є другорядними, і що основну увагу варто приділити вам з вашими бажаннями та потребами. Іноді нагадування дійсно стосуються пріоритетів в роботі. В протилежному випадку це може викликати занепокоєння на підґрунті того, що ви реально не знаєте, що для отримувача вашого нагадування є важливим. А це в свою чергу може перерости в значне непорозуміння між співробітниками різних рангів, що заважає спільній роботі.

  1. Завада навчанню

Якщо ви хочете, щоб людина розвивала у собі якийсь навик, тоді, по суті, його потрібно практикувати. Постійно відправляючи людям нагадування, ви фактично гарантуєте, що вони стануть залежними від вас, а також що у них не вийде віднайти власні стратегії виконання задач.

 

3 способи допомогти людям не зійти з дистанції без постійних нагадувань

  1. Об’єднуйте все в єдине ціле

Одна з проблем, пов’язаних із нагадуваннями, полягає в тому, що вони подібні до тортури водою: протягом всього дня вам по лобі стукають краплі…кап, кап, кап. Збирайте до купи важливі нагадування для конкретних співробітників, групи людей чи всього колективу в цілому і розсилайте їх у вигляді зведеного повідомлення у будь-який зручний для всіх час. Ви також можете викладати їх у пабліку, розміщати на звичайній чи цифровій дошці чи в іншій системі, для входу у яку необхідна авторизація, щоб люди під свою відповідальність могли передивитись вашу інформацію у вільний час.

  1. Попросіть їх просити

Бувають ситуації чи задачі, коли людина чітко усвідомлює, що щось може промайнути повз її увагу. Замість того щоб припускати, що люди без вас ніяк не обійдуться, стимулюйте їх прислуховуватись до таких інстинктів. Нехай вони просять відправляти їм нагадування виключно в таких випадках. Наприклад, коли я працюю над різними проектами, я встановлюю власні нагадування, проте коли я зашиваюсь, то теж прошу кількох людей штурхнути мене через кілька днів чи тижнів, щоб я точно нічого не проґавила. Більшість людей, до яких я звертаюсь з таким проханням, дуже раді мені допомогти, оскільки хочуть показати свою відданість проекту і те, що вони високо цінують мою відкритість.

  1. Забезпечте інструменти та/чи навчання

Часом люди дуже стараються запам’ятати все, що повинні, просто тому, що не мають відповідного легкого способу укріпити свою самооцінку. Разом з тим, наприклад, гарна програма чи хмарний сервіс дає можливість робити записи у власному календарі чи доповнювати перелік справ в режимі реального часу. Нехай ці інструменти будуть якомога простішими та інтегрованими, щоб ви давали всі необхідні інструкції, а ваші співробітники почувались комфортно, користуючись усім, що ви пропонуєте. І, нарешті, дозвольте їм брати керівництво в свої руки, коли ви відходите від справ.