Перестаньте отвечать «занят», когда вас спрашивают «как дела?»

Слово «занят» – это не символ общественного положения. Оно, скорее всего, значит, что вам нужно научиться лучше распоряжаться своим временем.

С кем бы вы не говорили: с коллегой, близким другом или даже совершенно незнакомым человеком, – диалог очень часто происходит примерно одинаково:

«Как дела?» – «Все хорошо! Но немного занят».

Это звучит как «припев» у многих людей из нашего личного и профессионального круга общения. Однако занятость не следует принимать за показатель положения в обществе, поскольку она не делает нас счастливее или продуктивнее. Чаще всего она означает, что мы неправильно распоряжаемся нашим временем.

Много лет назад на одном из наших ежеквартальных выездных совещаний одна из членов нашего руководящего состава пожаловалась нашему координатору: «Мне просто не хватает времени». Он посмотрел на нее, потом обвел взглядом всех нас и сказал: «Если вы хотите стать истинным лидером, вы должны вычеркнуть слова «не хватает времени» из вашего словаря. Свободное время само по себе у вас никогда не появится. Все зависит от того, как вы расставите приоритеты и как вы будете тратить свое время. Эффективные руководители умеют выделять для себя самое важное».

Его ответ запомнился мне на всю жизнь. И хотя мне очень часто хочется описать себя как «занят», я научился сдерживать этот инстинкт и помог своей команде сделать то же самое. Успешные люди знают, что занятость не является ценностью. Вместо того чтобы говорить «я занят», они делают эти три вещи.

 

  1. Отдавайте приоритет «важному», а не «срочному»

Время – это самый ценный ресурс, и вы должны тратить его соответственно. Это значит тщательно продумать ваши самые главные приоритеты и избавиться от ненужных дел. Принцип «срочного-важного» Эйзенхауэра, изложенный в книге Стивена Кови, позволяет нам рассмотреть наш список дел на фоне специальной матрицы. В большинстве случаев мы устанавливаем первоочередность дел следующим образом:

  • Срочное и важное
  • Срочное и неважное
  • Важное и несрочное
  • Несрочное и неважное

Распространенной ошибкой является наше стремление отдавать предпочтение срочным делам, а не важным. К важным, хоть и не срочным, делам часто относятся прогнозирование и стратегическое планирование, которые могут трансформировать ваш бизнес и по-новому построить вашу жизнь. Постарайтесь в первую очередь уделять время таким делам, а не забивать свой график срочными и неважными заданиями. Вы избавитесь от постоянного чувства занятости и начнете двигаться к более глобальным целям.

 

  1. Составляйте график, исходя из главных жизненных ценностей

Многие люди замечают, что чем успешнее они становятся, тем больше людей и дел требуют их внимания. Целеустремленный человек умеет расставлять приоритеты, связанные с личными ценностями и ценностями компании, и уделять внимание самым важным людям. Именно это принесет вам полное удовлетворение и будет наполнять вас энергией, а не отнимать ее.

Прежде всего, проанализируйте собственный график и определите, сколько времени вы уделяете делам, связанным с вашими основополагающими ценностями. Тратите ли вы время на вещи, которые не будут иметь никакого значения в будущем? Проводите ли вы мало времени с близкими из-за выполнения ненужной работы? Ответы на эти вопросы помогут вам понять, насколько эффективно вы спланировали свой день.

 

  1. Возьмите на себя ответственность за то, как вы тратите свое время

Специалист по вопросам управления Питер Дракер (Peter Drucker) говорит, что эффективные лидеры умеют находить и распоряжаться временем. Если вы возьмете на себя полную ответственность за то, как вы тратите свое время, вы сможете принимать сознательные решения с целью ограничить свою занятость и сосредоточиться на самых главных приоритетах.

Загружать 100 процентов своего времени нерационально. Успешные люди понимают важность отдыха и эмоциональной разрядки. У Уоррена Баффетта, как известно, пустой календарь, что позволяет ему быть гибким и заниматься планированием и разработкой стратегий, а не сидеть целыми днями на совещаниях.

Если важное задание не было сделано, нужно признать, что вы сознательно решили заняться чем-то менее продуктивным. Вместо «мне не хватило времени» попробуйте сказать себе «я решил сделать Х, а не Y» или «я сосредотачиваюсь на неправильных вещах». Как только вы признаете, что только вы контролируете свое время, вы сможете взять на себя ответственность за то, что неправильно его используете, и решится на изменения.

Управлять временем не так уж легко. Многие люди проживают всю жизнь, так и не овладев этим навыком. Фраза «я занят» – это костыль, который мешает руководителям правильно оценить и улучшить организацию рабочего времени. Уделяйте первоочередное внимание тому, что важно, находите время для близких людей и поймите наконец, что вы можете контролировать свое время. И когда люди будут спрашивать вас «как дела?», у вас найдется ответ получше, чем «занят».