Почему отправка напоминаний на работе – это пустая трата времени
Все сводится к этим четырем основным наболевшим проблемам.
Память порой подводит. Нужен пример? Вот вчера я семь минут искала ключи от машины, которые прицепила к штанам. А поскольку в офисе такое может привести в дикую ярость, то логично, что несколько напоминаний от других могли бы оказаться для вас полезными.
Однако по большому счету напоминания просто-напросто очень раздражают, заставляя ваши ноздри раздуваться по нескольким причинам:
- Вы получаете еще работу вдобавок к вашей куче дел
Большинство людей очень загружены. Им не хватает только отвечать на вопросы, мол: «А ты сделал…» или на записки типа «Я просто хотел напомнить о том, что…». Каждое напоминание, присланное через эмейл, в сообщении или чате еще больше нагнетает обстановку в плане ответственности, отвлекает, вызывает суматоху и стресс.При этом вы теряете время, которое могли бы провести с реальной пользой.
- Намекнанекомпетентность
Даже если человек, который вам что-то напоминает, руководствуется самыми благими намерениями, в них может быть заложен такой подтекст: «Я не очень-то верю в то, что ты можешь с этим справиться как взрослый, поэтому я буду держать тебя за ручку, чтобы быть уверенным в том, что ты не дашь маху». Некоторым довольно сложно вернуть кредит доверия, если вы не дадите его сперва безвозмездно. Ну а если вы в пассивно-агрессивной манере сообщаете человеку, что у него не хватает квалификации, это может значительно отразиться на его самооценке.
- Проявление эгоизма
У каждого сотрудника могут быть десятки задач, которые он должен выполнить на протяжении рабочего дня. Однако, отправляя напоминание, вы тем самым говорите, что все его дела второстепенны, и что основное внимание следует уделять вам с вашими желаниями и потребностями. Иногда напоминания действительно касаются приоритетов в работе. В противном же случае это может вызвать беспокойство на почве того, что вы реально не знаете, что для получателя вашего напоминания является важным. А это в свою очередь может перерасти в значительное непонимание между сотрудниками разных рангов, которое мешает совместной работе.
- Помеха учебе
Если вы хотите, чтобы человек развил в себе какой-то навык, тогда, по сути, ему необходимо практиковаться. Постоянно отправляя людям напоминалки, вы фактически гарантируете, что они станут от вас зависимыми, а также что у них не получиться отыскать собственные стратегии выполнения задач.
3 способа помочь людям не сойти с дистанции без постоянных напоминаний
- Объединяйте все в единое целое
Одна из проблем, связанных с напоминаниями, состоит в том, что они похожи на пытку водой: на протяжении всего дня вам по лбу стучат капли…кап, кап, кап. Собирайте в кучу важные напоминания для конкретных сотрудников, группы людей или всего коллектива в целом и рассылайте их в виде сводного сообщения в любое удобное для всех время. Вы также можете выкладывать их в паблике, размещать на обычной или цифровой доске или в другой системе, для входа в которую необходимо авторизоваться, чтобы люди под свою ответственность могли просмотреть вашу информацию на досуге.
- Просите их просить
Бывают ситуации или задачи, когда человек четко отдает себе отчет в том, что что-то может ускользнуть от его внимания. Вместо того, чтобы предполагать, что люди без вас никак не обойдутся, стимулируйте их прислушиваться к таким инстинктам. Пусть они просят отправлять им напоминание исключительно в таких случаях. Например, когда я работаю над разными проектами, я устанавливаю собственные напоминалки, но когда я зашиваюсь, то тоже прошу некоторых людей свистнуть мне через пару дней или недель, чтобы я точно ничего не прозевала. Большинство людей, к которым я обращаюсь с такой просьбой, более чем рады помочь мне, потому что хотят показать свою преданность проекту и то, что они высоко ценят мою открытость.
- Обеспечьте инструменты и/или обучение
Порой люди очень стараются запомнить все, что должны, просто потому, что у них нет подходящего легкого способа укрепить свою самооценку. Вместе с тем, к примеру, хорошая программа или облачный сервис дает возможность делать записи в собственном календаре или пополнять список дел в режиме реального времени. Пусть эти инструменты будут как можно более простыми и интегрированными, чтобы вы давали все необходимые инструкции, а ваши сотрудники чувствовали себя комфортно, пользуясь всем, что вы предлагаете. И, наконец, позвольте им брать руководство в свои руки, когда вы отходите от дел.