Эффективность – зло
Весьма вероятно, что большинство проблем в вашей личной и профессиональной жизни обусловлены недостаточностью бездействия. Вот как работает бездействие, и почему вам нужно больше выделять на него времени.
Представьте, что однажды вы, будучи энтузиастом продуктивности, который только начинает свой путь, получили доступ к машине времени и решили организовать путешествие в прошлое на несколько десятков лет назад в офис одного из ваших любимых предпринимателей старой школы. Назовем его Тони.
Вы замаскировались под уборщика и планируете наблюдать за работой офиса в течение нескольких дней, чтобы раскрыть секрет невероятной продуктивности и блестящих решений этого директора. Вы хотите изучить его привычки и методы, которые позволили ему навсегда изменить всю индустрию.
Попав в (безусловно, заполненный сигаретным дымом) офис, вы немного удивлены тем, что это далеко не неугомонный улей трудоголиков. На самом деле, кажется, что люди вокруг вообще ничего не делают. Рядом с офисом вашего героя за столом отдыхает его секретарша (и посмотрим правде в глаза, там не мог сидеть секретарь мужского пола.) Назовем ее Глория. Кажется, она вообще ничем не занята. Вы видите, как она читает, наводит порядок на столе, перебрасывается словам с другими проходящими мимо секретаршами. Похоже, что они также ничем не заняты. Озадачены тем, что Тони тратит деньги на ненужных сотрудников, вы решаете остаться еще на несколько часов.
Еще немного понаблюдав, вы осознаете, что ваше первоначальное впечатление было совершенно неверным. Глория действительно ничем не занята большую часть времени. Но каждый раз, когда от Тони поступает какая-либо просьба или поручение, она сразу же бросается в бой. За считанные минуты она отвечает на звонок, высылает письмо, переносит встречу или находит нужный документ. Как только у руководителя появляется проблема, она сразу же ее решает. И никакого тебе списка задач, подачи запроса, ожидание ответа на письмо Тони или Глории.
В результате день Тони проходит гладко и эффективно. Каждая минута его времени тратится на самую важную часть его работы – принятие решений, и ему не приходится иметь дело с такими мелкими неудобствами, как стоять в очереди на почте.
Все то время, которое Глория ничем не занята, не проходит зря. Это время бездействия: избыток ресурсов, который позволяет ей быть гибкой и быстро реагировать на проблемы. Бездействие – это важное время, поскольку благодаря ему она никогда не перегружена кучей задач. Она всегда может взяться за любое дело немедленно. Работа Глории состоит в том, чтобы Тони был загружен настолько, насколько это необходимо, а не самой быть максимально загруженной.
Если вы когда-либо подавлены из-за стресса, перегруженности, застоя несмотря на стремление к переменам или разочарования, когда вы не можете ухватиться за новые возможности, вам нужно больше бездействия в вашей жизни.
В своей книге «Бездействие: выгорание, суета и миф абсолютной эффективности» («Slack: Getting Past Burnout, Busywork, and the Myth of Total Efficiency») Том Демарко объясняет, что большинство людей и организаций не понимает ценности бездействия. Хотя этой книге уже около 20 лет, изложенные в ней идеи вечны, поэтому о них стоит напоминать.
***
Эффективность – наш враг
«Эффективность – это когда вы делаете что-то с минимальными затратами. Продуктивность – это когда вы делаете правильные вещи».
Многие организации одержимы эффективностью. Они хотят использовать каждый ресурс по максимуму, и чтобы все вокруг постоянно были чем-то заняты. Они нанимают экспертов, вынюхивающих мельчайшие признаки расточительности.
Большинство людей также одержимо миражом абсолютной эффективности. Мы планируем каждую минуту нашего дня, гордимся собой, когда воздерживаемся от перерывов, и ругаем себя даже за короткие отвлечения от работы. Мы считаем, что сон, болезнь и выгорание – это недопустимы слабости, и поклоняемся тем, кто им не поддается. Однако такая точка зрения не учитывает, что эффективность и продуктивность – это разные вещи.
Абсолютная эффективность – это миф. Вернемся к Глории и Тони. Представьте, что Тони решил поручить своей секретарше больше работы, чтобы она была занята все восемь часов рабочего дня. Это было бы эффективнее? Не совсем. Бездействие позволяет ей реагировать на поручения руководителя немедленно, и поэтому она продуктивно справляется со своей работой. Если же Глория будет постоянно занята, Тони придется ждать, из-за чего задержится его работа. Как результат, они оба будут менее продуктивны.
Когда мы избавляемся от времени, отведенного на бездействие, это приводит к накоплению работы. Вот как это описывает Демарко: «На практике поддерживать стопроцентную занятость всех сотрудников без наличия у них определенного буфера свободного времени невозможно. Это значит, что на столе у каждого появляется ящик, где накапливается работа».
Многие думают, что работа не должна включать в себя бездействие, поскольку для нас это негативный фактор. В мире маниакальной эффективности бездействие часто воспринимается, как лень или отсутствие инициативы. Однако без нее мы не сможем сразу же браться за новые задачи, а если кто-то будет настаивать на этом, нам придется покинуть дела, которыми мы занимались до этого. Так или иначе, что-то придется отложить. Повышение уровня занятости может не дать желаемых плодов:
«Можно сделать организацию более эффективной, но она не станет при этом лучше. Именно это и происходит, когда вы избавляетесь от бездействия. Также можно сделать организацию чуть менее эффективной, при этом значительно усовершенствовав её. Для этого нужно вернуть ей достаточное количество бездействия, чтобы организация могла дышать, трансформироваться и осуществлять необходимые изменения».
***
Определение бездействия
Вот как определяет бездействие Демарко: «Уровень свободы, необходимый для осуществления изменений. Бездействие – это естественный враг эффективности, а эффективность – естественный враг бездействия». Он также приводит и другое определение в своей книге: «Бездействие представляет собой производственную мощность, которой вы жертвуете в интересах долгосрочного благополучия».
Для иллюстрации концепции Демарко просит читателя представить головоломку в стиле «Пятнашки», где в коробке есть пятнадцать пронумерованных костяшек и одно свободное поле, куда вы поочередно можете помещать одну из них. Цель игры – упорядочить костяшки, перемещая их по коробке. Свободное поле – это эквивалент бездействия. Если его убрать, игра становится технически более эффективной, однако «вы теряете кое-что другое. Без свободного поля вы больше не можете перемещать костяшки в коробке. И если текущее оптимальное размещение костяшек потеряет свою актуальность, вы не сможете его изменить».
Наличие небольшого пространства для маневра позволяет нам реагировать на изменение обстоятельств, экспериментировать и делать то, что не обязательно сработает.
Бездействие – это избыточные ресурсы. Это может быть время, деньги, привлеченные люди или даже ожидания. Бездействие является жизненно необходимым, поскольку оно не дает нам застрять в текущем состоянии без возможности реагировать или адаптироваться, поскольку у нас просто нет свободных ресурсов.
Отсутствие времени на бездействие приводит к неутешительным результатам. Дефицит отягощает наш ум и сжигает нашу энергию, которую мы могли бы потратить на выполнение текущих задач. Он усиливает влияние ошибок и непредвиденных последствий.
Слишком много времени на бездействие – это плохо, потому что тратятся ресурсы, а люди умирают со скуки. Однако в целом проблема отсутствия такого времени значительно чаще встречается, чем проблема его избыточности. Если вы выделите на бездействие слишком много времени при планировании проекта, а его реализация будет проходить значительно легче, чем вы ожидали, то вы вряд ли все свободное время будете протирать штаны. Возможно, вы отдохнете от предыдущего проекта, который отнял у вас гораздо больше сил, чем предполагалось. Возможно, вы уделите внимание каким-то отложенным проектам. Возможно, вам удастся выяснить, почему этот проект прошел так гладко, и сделаете выводы на будущее. Возможно, все полученное свободное время станет вашей наградой за прекрасно выполненную работу! Вы заслуживаете время на то, чтобы перевести дыхание.
Бездействие также позволяет нам справляться с неизбежными ударами и сюрпризами жизни. Если каждый час нашего дня расписан, мы не можем притормозить, чтобы восстановиться после легкой простуды, отвлечься на освоение новых навыков или погрузиться на несколько часов в технические детали какого-либо вопроса.
Как правило, вам нужно больше времени на бездействие, чем вы думаете. Если у вас нет большого практического опыта, ваша оценка того, сколько времени требуется на выполнение определенной работы или насколько она окажется сложной, почти всегда будет ошибочной. Большинство людей считает, что самые лучшие сценарии развития событий являются одновременно наиболее вероятными, однако на самом деле они далеки от реальности.
Вам следует внимательно следить за использованием времени на бездействие, чтобы вы могли своевременно его восполнять. К примеру, хорошей привычкой будет раз в неделю просматривать свой календарь, чтобы убедиться, что у вас каждый день есть несколько ничем не занятых часов, и вы не заполнили все время бездействия встречами. Подумайте, какие формы бездействия важны для вас, и тщательно их контролируйте. Если вы заметите, что у вас заканчивается время на бездействие, исправьте это.
Время от времени вам, возможно, будет необходимо отказаться от бездействия, чтобы воспользоваться преимуществами ограничений. Недостаток времени на бездействие в краткосрочной перспективе или в конкретной сфере может заставить вас быть более изобретательным. Если вам сложно найти креативное решение, попробуйте сознательно сократить время на бездействие. Например, дайте себе всего 5 минут на поиск творческих идей или спросите себя, как бы вы действовали, если бы ваш бюджет урезали на 90%.
Однако в большинстве случаев очень важно оберегать время, выделенное на бездействие. Лучше всегда пытаться его использовать полностью, чем сохранить на потом, поскольку другие люди просто украдут его у вас. Устанавливайте четкие границы в вашей работе и следите за задачами, которые могут выйти за пределы изначальных масштабов.
***
Бездействие и изменения
В прошлом люди и организации иногда могли обходиться без времени на бездействие – по крайней мере, в течение какого-то периода. Теперь же, когда бездействие становится все более необходимым для выживания, мы все больше стараемся от него избавиться ради продуктивности. Выживание требует постоянных изменений и адаптации, которые «требуют ресурса, который сегодня как никогда в дефиците. Этим ресурсом, являющимся катализатором изменений, и есть бездействие». Демарко также пишет:
«Бездействие – это время перевоплощения. Это время, когда вы не заняты на 100 процентов операционными делами вашей компании. Это время, когда вы вообще ничем не заняты. Бездействие необходимо на всех уровнях организации, чтобы обеспечить продуктивность и рост организации. Это масло для механизма внедрения изменений. Хорошие компании умеют креативно использовать это время. А плохие – одержимы тем, чтобы от него избавиться».
Только когда мы заняты на 0 процентов, мы можем сделать шаг назад и взглянуть на общую картину того, что мы делаем. Бездействие позволяет нам думать наперед. Убедиться, что мы движемся в правильном направлении. Предусмотреть подводные камни. Обдумать информацию. Понять, что мы идем на верные компромиссы. Делать вещи, которые не имеют большой перспективы или могут оказаться невыгодными, по крайней мере, в ближайшем будущем. Избегать плохих сделок.
***
Бездействие и продуктивность
Ирония в том, что в долгосрочной перспективе мы достигаем гораздо большего, когда выделяем время на бездействие. Мы более продуктивны тогда, когда не пытаемся постоянно быть продуктивными.
Демарко объясняет, что объем работы каждого сотрудника компании никогда не бывает статичным: «Каждый день что-то меняется. Это приводит к неравномерности нагрузки, при которой некоторые люди берут на себя дополнительную работу (их буфер растет), а другие менее нагружены, поскольку кто-то перед ними в рабочей цепи медленнее генерирует свою часть работы, которую они должны передать дальше». Вы не можете долго работать без бездействия. В конце концов, у вас непременно возникнет потребность в дополнительных ресурсах, которые откуда-то нужно брать.
Спокойное восприятие того, что время от времени мы не делаем абсолютно ничего, означает, что мы задумываемся о целесообразности той работы, которую мы выполняем. Это совсем не то, что брать первое попавшееся задание, чтобы никто не подумал, что мы ленимся. Предположение о том, что «постоянная занятость означает эффективность», заставляет нас делать вид, что мы постоянно работаем и имеем перед собой буфер задач. И когда мы видим, что этот буфер уменьшается, то для того чтобы оставаться занятым, нам приходится работать медленнее.
Попытки устранить бездействие приводит к увеличению продолжительности выполнения работы. У нас никогда нет свободного времени, потому что мы всегда пытаемся его чем-то заполнить.
По словам психолога Амоса Тверски, секрет проведения хорошего исследования заключается в том, чтобы всегда быть немного недозагруженным. Если вы не можете потратить впустую какие-то часы, то в результате потратите годы. Эти потраченные часы необходимы для того, чтобы понять, движетесь ли вы в правильном направлении.